به همکاران زمان مناسبی برای پاسخ دادن به ایمیل ها بدهید

،م می خورم … یک ایمیل دیگر. فقط یکی، و بس… به ورطه!

من در حین کار به ،وان وکیل در چندین شرکت حقوقی مختلف قبل از راه‌اندازی مغازه خودم، چند تا از حیوانات خانگی را انتخاب کردم. شاید مضحک ترین پدیده برخی از مدیران شرکت های حقوقی که در طول کار خود به ،وان یک همکار شاهد بودم این است که برخی از شرکا ایمیل های بعدی را در مدت زمان کوتاهی پس از ارسال اولین ایمیل ارسال می کنند. این تاکتیک اغلب مفید نیست و می تواند منجر به سوء نیت و روحیه ضعیف در اطراف یک دفتر شود.

زم، که در یک شرکت متوسط ​​کار می‌کردم، اغلب بعد از ساعات کاری عادی از رئیسان ایمیل دریافت می‌کردم. به طور کلی، مدیران باید از ارسال ایمیل خارج از ساعات کاری عادی خودداری کنند، اما من متوجه شدم که در مواقع اضطراری، گاهی اوقات این امر اجتناب ناپذیر است. علاوه بر این، گاهی اوقات وکلا زم، که یادشان می‌آید کاری را انجام دهند، ایمیل می‌فرستند تا در روز کاری بعدی فراموش نکنند.

در هر صورت، یکی از شرکا یک ایمیل در حوالی ساعت 10 شب ارسال کرد – تقریباً در زم، که من معمولاً به خواب می روم. ایمیل را در طول روتین پایان روز دریافت کردم و فکر نمی‌کردم نیازی به پاسخ فوری داشته باشم، زیرا این یک وضعیت اضطراری نبود و می‌توان در ساعات کاری با آن برخورد کرد. احساس می‌کردم روز بعد که به دفتر رسیدم، کاملاً من، است که اولین چیزی که به شریک زندگی می‌رسد پاسخ دهم.

حوالی ساعت 7 صبح روز بعد، شریک یک ایمیل بعدی برای من ارسال کرد و پرسید که آیا اولین ایمیل را دریافت کرده ام یا خیر! من فکر کردم این در تعدادی از سطوح نامن، است. برای اولین بار، این ارتباط غیر ضروری خارج از ساعات کاری عادی اتفاق می‌افتد، در حالی که می‌توانست به راحتی در ساعات کاری رخ دهد. فراتر از این، شریک یک ایمیل کاملاً غیرضروری ارسال کرده بود بدون اینکه زمان کافی برای پاسخ دادن به اولین پیام به من بدهد. هر فرد منطقی می‌تواند ببیند که من نمی‌توانم قبلاً ایمیل را بخوانم و به آن پاسخ دهم، زیرا هر دو خارج از ساعات کاری و در مدت زمان کوتاهی از بیداری از یکدیگر ارسال شده‌اند.

در موارد دیگر، شرکا ممکن است ایمیل های پیگیری را در همان روز یک یا دو ساعت پس از ارسال ایمیل اولیه ارسال کنند. از آنجایی که افراد ممکن است در دادگاه باشند یا روی موضوعات حساس به زمان کار کنند، معمولاً زمان کافی برای پاسخ دادن به ایمیل اولیه برای افراد نیست. مگر اینکه یک شریک بداند که یک همکار در یک دفتر و پشت میز خود است، نباید فرض کند که فقط یک یا دو ساعت زمان پاسخگویی قبل از ارسال ایمیل بعدی کافی است.

چنین ایمیل هایی می تواند منجر به برخی از نتایج منفی در دفاتر شود. شاید مهم‌تر از همه، ایمیل‌های پیگیری غیر ضروری می‌توانند کار بیشتری برای همکاران ایجاد کنند. این ایجاد پیام‌های اضافی که همکاران باید آن‌ها را بخوانند و به آنها پاسخ دهند، می‌تواند پیگیری همه مواردی را که باید به آنها پاسخ دهند را برای همکاران دشوارتر کند. همچنین، این پیام‌ها می‌توانند آزاردهنده باشند، به همکاران نشان می‌دهند که شرکای تعادل بین کار و زندگی را رعایت نمی‌کنند، و نشان می‌دهند که شرکا در مورد انتظارات کاری احساس منطقی ندارند.

چند قانون وجود دارد که شرکا و سایر مدیران می توانند از آنها پیروی کنند تا مطمئن شوند که ایمیل های غیرضروری زیادی ارسال نمی کنند. یک قانون؟ فقط 24 ساعت کامل قبل از ارسال ایمیل بعدی به افرادی که مشخص است کار می کنند و در تعطیلات نیستند، بدهید. یک انتظار طبیعی وجود دارد که گیرندگان ایمیل‌ها ظرف یک روز به پیام‌ها پاسخ دهند، و اگر پاسخ ندهند، این ممکن است دلیلی برای ارسال یک ایمیل بعدی باشد.

البته، مواردی وجود دارد که در آن ،ی نمی تواند یک روز کامل صبر کند تا تأیید کند که گیرنده ایمیلی را دیده و به پیام پاسخ می دهد یا خیر. با این حال، کمترین زم، که به نظر می رسد قبل از ارسال پیام بعدی برای افراد من، باشد، نیم روز است. اگر شخصی اول صبح ایمیلی ارسال می کند، قبل از پیگیری باید حداقل تا بعدازظهر صبر کند. علاوه بر این، اگر شخصی بعد از ظهر ایمیلی ارسال کند، ممکن است منطقی باشد که زودتر از صبح روز بعد آن را پیگیری کنید. این به افراد زمان معقولی می دهد تا بدون مزاحمت به ایمیل ها پاسخ دهند.

به هر حال، همکاران و دیگر متخصصان در شرکت‌های حقوقی معمولاً مشغول هستند و ارسال ایمیل‌های غیرضروری می‌تواند صندوق‌های ورودی را به هم ریخته و کارگران را آزار دهد. شرکا و سایر مدیران باید چند گام ساده را دنبال کنند تا اطمینان حاصل کنند که پیام‌های بعدی غیرضروری زیادی ارسال نمی‌کنند.

جردن روتمن شریک است موسسه حقوقی روتمن، یک شرکت حقوقی با خدمات کامل در نیویورک و نیوجرسی. او همچنین بنیانگذار دفترچه خاطرات بدهی دانشجو، وب سایتی که در مورد نحوه پرداخت وام های دانشجویی خود بحث می کند. می تو،د از طریق ایمیل به اردن برسید [email protected].